Matkakuumetta matkatoimistosta!

Palasin muutaman vuoden tauon jälkeen matkatoimistotöihin jännittyneenä, mutta kuitenkin innostuneena. Mietin, osaanko enää? Ohjelmia ja varausjärjestelmiä on monia ja ne ovat varmasti muuttuneet vuosien aikana. Perinteisten matkaesitteiden käyttäminen on vähentynyt ja nykyään lähes kaikki tieto haetaan internetistä. Olenkin tyytyväinen, että olen aikoinaan laittanut talteen muutamia Aurinkomatkojen vanhoja esitteitä: mikä nostaakaan enempää matkakuumetta, kun matkaesitteen selailu! Muistan edelleen muutamien esitteiden kohteet, kuvat, hotellivaihtoehdot jne. ja omat fiilikseni, kun olen vertaillut kohteita ja hotelleja ja lopulta päätynyt varaamaan matkan esitteen tietojen perusteella. Nykyään nämä kaikki valinnat ja vertailut tehdään netissä ja keskustelupalstoilla, onhan se toisaalta nykyaikaa.

Internetin käyttö on vähentänyt matkatoimistoissa asiointia, kun matkan pystyy varaamaan itse netistä. Sain silti ilokseni huomata, että matkatoimistojakin tarvitaan. Matkatoimistossa asiakas saa henkilökohtaista palvelua ja matkatoimistovirkailija hoitaa ja selvittää monenlaisia asioita asiakkaan puolesta. Kaikki asiakaskontaktit eivät tietenkään aina johda varaukseen ja ns. kaupantekoon, mutta silloinkin työ on tärkeää asiakaspalvelua: vaikka nyt ei päädytty varaukseen, toivottavasti asiakasta palveltiin niin hyvin, että hän päättää seuraavallakin kerralla tulla asioimaan matkatoimistoon.

Työssäni huomasin taas, kuinka monipuolisia töitä pienessä matkatoimistossa tehdään: varataan risteilymatkoja, laivayhtiöiden reittimatkoja, hotellimatkoja Tallinnaan ja muihin kaupunkeihin, etelänmatkoja, lentoja eri kohteisiin ympäri maailmaa, hotelleja eri kaupunkeihin, lomamökkejä Suomeen… hoidetaan viisumianomuksia eteenpäin, tehdään matkavakuutuksia, myydään lahjakortteja, rakennetaan ja paketoidaan ryhmämatkoja ja perhematkoja… selvitellään matkailuun ja matkustamiseen liittyviä asioita, käytetään kohdemaiden matkailualan agenttien palveluita, tehdään matkaehdotelmia, -tarjouksia, laskutusta, liputusta, lähetetään vahvistuksia jne. Sähköposti on nykyään tärkein matkatoimiston ”työkalu” ja yhteydenpitoväline, sillä ollaan paljon yhteydessä asiakkaisiin ja yhteistyökumppaneihin. Monet liput ja vahvistukset toimitetaan kätevästi sähköisessä muodossa ja perinteistä kirjepostia käytetään enää harvoin. Vaikka moni asia on tallessa tietokoneella, varmuuden vuoksi ja myös totutun tavan mukaan toimistossa käytetään silti paljon paperia, printtejä ja mappeja.  Omakin käytäntöni on tulostaa paljon asiaa paperille ja työstää niitä asia kerrallaan, säilyttää ”projektimuovitaskuissa” työpöydällä ja siirtää siitä pikkuhiljaa oikeisiin mappeihin ja matkan jo toteuduttua paperit arkistoidaan lopuksi ns. ok-slippi -mappeihin.

Matkatoimistotyö on enimmäkseen toimisto- ja asiakaspalvelutyötä, mutta tähänkin työhön sisältyy myös visuaalisia elementtejä. Toimiston visuaalinen ilme muodostuu suurimmaksi osaksi toimiston kalustevalinnoista, matkaesitteiden esillepanosta, näyteikkunoista sekä yleisestä selkeydestä ja siisteydestä. Matkaesitteiden hylly- ja paikkajärjestystä voi toimistossa vaihdella sesonkien ja teemojen mukaan, esim. kesällä "eturiviin" parhaalle paikalle pääsevät laivayhtiöiden kesäesitteet ja perhematkoja markkinoivat esitteet. Ikkunoiden ja toimiston sisäilmeen muuttamista helpottavat esim. laivayhtiöitä muutaman kerran vuodessa tulevat teemojenmukaiset julisteet. Julisteet ovat näyttäviä, niillä luodaan mielikuvia ja myydään matkapalveluita. Varsinaisten konkreettisten tuotteiden puuttuessa julisteilla on tärkeä rooli matkatoimiston visuaaliselle ilmeelle. Työssäoppimistoimistoni näyteikkunoihin on suunniteltu tason/esitetelineen rakentamista, mutta projektin toteuttaminen siirtyy syksyyn tai talveen. Kesäsesongin aikaan ei ollut aikaa paneutua ikkunoiden muutostöihin, mutta toivottavasti uudistus saadaan toteutettua tulevaisuudessa.

Tein pienelle apupöydälle spa-/kylpyläloma -teemaisen
esillepanon kylpylälomaesitteistä ja kukkivista orkideoista.

Julisteilla pystyy helposti ja nopeasti muuttamaan
näyteikkunoiden ilmettä. Parhaat julisteet ovat
kauniita, kiinnostavia, informatiivisia ja aktivoivat
asiakasta toimimaan: Varaa matkasi meiltä!

Ja kyllä... oma matkakuumeeni nousee aina huippulukemiin, kun teen töitä matkailuasioiden parissa. Taas huomasin, kuinka monia hienoja jo kokemisen arvoisia paikkoja maailmassa on. Realiteetit pitää kuitenkin ottaa huomioon, seuraava oma matkani voi olla laivaristeily tai joku muu kiva "pikkureissu". Tai vähän isommalla satsauksella olisi kiva tehdä kaupunkimatka johonkin Euroopan kaupunkiin, vaikkka joulutorien aikaan? Talvihaaveena on ihan varmasti lämpö ja aurinko, ehkä Thaimaa?